Työyhteisöjen uusi todellisuus on, että nykyisin työ on dynaamista ja vaatii spontaania viestintää työyhteisössä. Keskustelu on siirtynyt neuvotteluhuoneista ja ennalta sovituista palavereista käytäville, virtuaalimaailmaan tai kännykkään ja se on pikemminkin spontaania ja informatiivista, kuin ennalta sovittua ja suunniteltua. Silti toimistorakenteet ovat edelleen laatikkomaisia tylsiä boxeja. Meillä on kirjaimellisesti seinät viestinnän välissä.

Nämä boxit hallitsevat usein toimintaamme ja omaan laatikkoon on helppo piiloutua, joskus jopa huomaamatta. Se viestii myös muille jotain viesti on harvoin positiivista. Tutkimusten mukaan 70% työntekijöistä käyttää joka päivä 15 minuuttia työaikaa ainoastaan etsien paikkaa missä keskustella ja 24% jopa puoli tuntia. Harvat työpaikat tarjoavat vaihtoehtoja sille miten ja missä työskennellä. Yksityiset työpisteet erottavat työntekijät toisistaan, neuvottelutilat pitää varata erikseen, videoneuvottelun mahdollistavia tiloja on rajoitettu määrä ja sosiaalitiloista, jos sellaiset on, puuttuu usein Wifi-yhteydet. Tällaiset tilat eivät mahdollista tehokasta tiimityötä saatikka innovaatioita (blogitekstimme: tutkitusti tiloista tehokkuutta)

Näihin haasteisiin on kuitenkin olemassa ratkaisut:

1. Keskity neljään toimintoon
– Työntekijöillä täytyy olla rauhoitettu tila, jossa tehdä keskittymistä vaativaa työtä. (esim. yksityinen työpiste)
– Spontaanin sosiaalisen ajatustenvaihdon mahdollistavat tilat (toimivat, elävät käytävät)
– Oppiminen (teknologialla ja työkaluilla varustetut tilat)
– Yhteistyö (ryhmätyötilat yhteiselle luomiselle)

2. Vaihtele työtilojen kokoa ja tekniikkaa
-Tiimityö tapahtuu parhaiten tilassa, joka on suunniteltu 4-8 hengen ryhmälle fyysisesti, virtuaalisesti tai isommalle ryhmälle, jossa jokaisella on pieni paikka, mutta jossa jokainen voi nähdä hyvin toisensa. On myös tärkeää mahdollistaa jokaiselle tasa-arvoiset mahdollisuudet verkko- ja paikanpäällä tapahtuvaan keskusteluun.

3. Hanki yhteistyön mahdollistavia välineitä
– Tehokas yhteistyö sisältää tiedonvaihtoa, ideointia, useiden perspektiivien mukaanottamista ja skenaarioiden rakentamista. Yritysten täytyy siksi hankkia välineitä, kuten muistiinpanotauluja, jotka mahdollistavat työntekijöiden ideoiden tallentamisen ja luomisen. Välineet auttavat ryhmiä saavuttamaan yhteisymmärryksen nopeammin ja tehokkaammin.

4. Määritä projektiryhmälle tietty tila
– Jaettu ajattelu vaatii, että ajatteluprosessit on sulautettu fyysiseen ympäristöön. Tiimihuone tuottaa “ajattelutilan”, jossa ideat ja kokemukset säilyvät. Kun työntekijät palaavat samaan työtilaan joka päivä säilyttäen keskustelumuistiinpanot taululla ja jättäen puolivalmiita töitä pöydälle palavereiden välissä, tämä edesauttaa tiimiläisiä säilyttämään jaettujen projektien mielentilan, terävöittää heidän keskittymistään ja pistää vauhtia yhteisiin projekteihin.

Tiimityöskentely on tarpeeksi haastavaa ilmankin, että sitä yritetään harjoittaa hankaloittavissa työtiloissa. Yritykset kuten Google, Facebook, Cisco tai vaikkapa oululainen Ludocraft Oy ovat jo kehittäneet nerokkaasti työympäristöjään yhteisen tekemisen ja ajattelun ehdoilla. Ja miksikö nämä firmat menestyvät ja ovat edelläkävijöitä?

Huomaatko omassa työympäristössäsi kehittämisen varaa? Tehokkuutta ja parempaa tiimityötä saat Sisun tilasuunnittelun kautta, ota yhteyttä ja päivitämme työympäristönne strategian mukaiseksi.