Usein Sisulaisilta kysytään ennen toimiston muutoshankkeen aloitusta mitä pitää erityisesti huomioda toimitilahankkeissa. Tässä top 5- asiaa!
Toimitila- ja työympäristöhankkeessa tekee helposti mieli siirtyä suoraan pohjaratkaisuihin, työpisteisiin ja neuvotteluhuoneisiin. Tilasuunnittelu voi kuitenkin alkaa liian aikaisin, jos hankkeen tavoitteista, tilantarpeesta ja vastuista ei ole vielä yhteistä käsitystä. Kun nämä viisi asiaa ratkaistaan ennen ensimmäistä pohjapiirrosta, suunnittelu perustuu todellisiin tarpeisiin ja päätöksiä on helpompi tehdä koko hankkeen ajan.
1. Työympäristähankkeen tavoite
Mitä hankkeella halutaan saavuttaa?
Muutto, vuokrasopimuksen päättyminen, liiketoiminnan kasvu tai työnteon tehostaminen yleensä käynnistää hankkeen. Taustalla on usein liiketoimintaan ja henkilöstöön liittyviä tavoitteita. Organisaatio voi haluta tukea hybridityötä, parantaa yhteistyötä, houkutella henkilöstöä toimistolle tai vähentää tilakustannuksia. Tavoitteena voi olla myös usean toimipisteen yhdistäminen tai organisaatiomuutoksen tukeminen. Tavoitteet kannattaa määritellä yhdessä johdon kanssa niin, että talous, henkilöstö, kiinteistöjohto ja suunnittelijat voivat tarkastella hanketta eri lähtökohdista.
Sisu suosittelee: Kirjatkaa hankkeelle muutama selkeä tavoite, joiden perusteella myöhempiä ratkaisuja arvioidaan.
2. Työn ja käyttäjien tarpeet
Millaista työtä tilojen pitää tukea?
Tilantarvetta ei voi määrittää pelkästään henkilöstömäärän tai läsnäoloprosentin perusteella. Olennaisempaa on ymmärtää, millaisia työpäiviä organisaatiossa tehdään. Kuinka paljon työ vaatii keskittymistä, yhteistyötä, etäpalavereita tai luottamuksellisia keskusteluja? Millaisia asiakas- ja projektitapaamisia järjestetään? Entä miten työn tekemisen arvioidaan muuttuvan tulevina vuosina? Eri käyttäjäryhmien tarpeet voivat poiketa toisistaan huomattavasti. Sama tilaratkaisu ei välttämättä palvele johtoa, asiantuntijoita, asiakaspalvelua ja liikkuvaa henkilöstöä. Henkilöstöltä kannattaa kerätä tietoa haastatteluilla, kyselyillä, työpajoilla ja tilojen käyttöä seuraamalla. Tarkoitus ei ole kerätä toivelistaa, vaan tunnistaa työn sujumiseen vaikuttavat tarpeet.
Sisu suosittele: Selvittäkää ensin, mitä tiloissa tehdään ja millaisia olosuhteita työ vaatii. Vasta sen jälkeen voidaan arvioida tarvittavat tilatyypit.
3. Todellinen tilantarve
Kuinka paljon ja millaista tilaa tarvitaan?
Hybridityö ei automaattisesti vähennä tilantarvetta. Työpisteiden määrä voi pienentyä samalla, kun neuvottelu-, kohtaamis- ja keskittymistilojen tarve kasvaa. Pelkkä neliömäärä ei kerro tilan toimivuudesta. Pienempi toimitila voi toimia hyvin, jos tilatyypit ja käyttöperiaatteet vastaavat työn tarpeita. Suurikin toimisto voi tuntua jatkuvasti täydeltä, jos tilat jakautuvat väärin.
Tilantarpeen arvioinnissa huomioidaan:
- henkilöstömäärä ja ennakoidut muutokset
- tilojen käyttö eri viikonpäivinä
- eri tehtävien vaatimat työskentelyolosuhteet
- asiakas- ja yhteistyötilanteet
- yhteiset tilaisuudet ja ruuhkahuiput
- etä- ja lähityön käytännöttilojen muunneltavuus.
Sisu suosittelee: Määritelkää tilantarve työn, käyttötilanteiden ja tulevien muutosten perusteella.
4. Budjetti, aikataulu ja kiinteistön reunaehdot
Mitä valitussa tilassa voidaan realistisesti toteuttaa?
Rakennuksen tekniset ominaisuudet, vuokrasopimus, budjetti ja aikataulu vaikuttavat toteutusmahdollisuuksiin. Erityisen tärkeää tämä on silloin, kun organisaatio etsii uusia toimitiloja. Budjetissa huomioidaan rakentamisen lisäksi suunnittelu, kalusteet, AV- ja ICT-ratkaisut, muuttokustannukset, opasteet sekä mahdollinen nykyisten tilojen ennallistaminen. Myöhäiset päätökset lisäävät kustannuksia, jos jo tehtyjä suunnitelmia tai hankintoja joudutaan muuttamaan.
Ennen tilaan sitoutumista kannattaa selvittää:
- tilan muunneltavuus
- talotekniikan kapasiteetti
- akustiikan ja ääneneristyksen mahdollisuudet
- esteettömyys ja turvallisuus
- tarvittavien muutostöiden laajuus
- vuokralaisen ja kiinteistönomistajan vastuut
- muutostöiden kustannukset ja toteutusaika.
Sisu suosittelee: Arvioikaa tilan soveltuvuus, muutostöiden laajuus ja hankkeen kokonaiskustannukset ennen lopullista päätöstä.
5. Päätöksenteko ja kokonaisvastuu
Kuka johtaa toimitilahanketta ja vastaa päätösten etenemisestä?
Toimitilahankkeessa voi olla mukana johto, henkilöstöhallinto, talous, IT, viestintä, kiinteistönomistaja, suunnittelijat, urakoitsijat ja kalustetoimittajat. Jokaisella on oma tehtävänsä, mutta kokonaisuus tarvitsee johtajan.
Hankkeessa pitää määritellä:
- kuka omistaa hankkeen
- kuka valmistelee päätökset
- ketkä osallistuvat päätöksentekoon
- milloin päätökset tarvitaan
- kuka varmistaa niiden siirtymisen suunnitelmiin ja toteutukseen.
Projektista vastaava yhdistää liiketoiminnan tavoitteet, käyttäjätarpeet, kustannukset, aikataulun ja tekniset reunaehdot. Selkeä vastuunjako vähentää viiveitä, päällekkäistä työtä ja myöhäisiä muutoksia.
Sisu suosittelee: Nimetkää hankkeelle kokonaisuudesta vastaava henkilö ja sopikaa päätöksenteon käytännöt ennen suunnittelun käynnistämistä. Mikäli omat resurssit eivät riitä, kääntykää Sisulaisten puoleen.
Hyvä lähtötilanne tekee suunnittelusta sujuvampaa
Tilasuunnittelu voidaan aloittaa, kun hankkeen tavoitteet, käyttäjätarpeet, reunaehdot ja vastuut ovat riittävän selkeitä. Kaikkien yksityiskohtien ei tarvitse olla ratkaistu, mutta suunnittelulla pitää olla yhteisesti hyväksytty suunta. Kun ensimmäinen pohjapiirros perustuu tutkittuun tietoon, ratkaisuja voidaan arvioida työn, liiketoiminnan ja hankkeen tavoitteiden näkökulmasta.
Sisu Interior auttaa organisaatioita selvittämään todellisen tilantarpeen, muodostamaan hankkeen kokonaiskuvan ja rakentamaan realistisen etenemismallin. Työ voidaan aloittaa jo ennen uuden toimitilan valintaa tai ensimmäisen pohjapiirroksen tekemistä.
